Устали разбирать почту по утрам?
Рабочий день начинается с разбора большого кол-ва писем и продолжается в течение дня?
Устали разбирать почту по утрам?
Слишком много писем на которые нужно отвечать и регистрировать?
Все письма кажутся спамом?
Каждое рабочее утро начинается с разбора большого кол-ва писем и продолжается в течении дня.
Автоматизация работы с почтовым ящиком
Монитор — On-Line сервис, позволяющий автоматизировать работу по анализу, перераспределения и регистрации входящих Email писем.
Система работает по двум параметрам: автоматический анализ по вхождению в слово или фразу и интеллектуальная оценка письма искусственным интеллектом.
Анализируется четыре формы содержания: заголовок письма, текст письма, mime заголовки, реплика ранее отправленного письма.
Каждое письмо в свой отдел,
своему специалисту
Монитор из всех писем определит кому было направлено письмо: в отдел рекламы, руководителю или бухгалтеру. Перенаправит письмо специалисту. Все другие письма останутся в ящике или будут перемещены в папку.
Умный авто ответчик — возьмет данные из письма, поблагодарит и уведомит о том что оно принято в работу.
пример: (Имя отчество), спасибо что отправили нам предложение о (сотрудничестве) с (название компании). Письмо было перенаправлено в отдел снабжения Иванову И.
Разложит рассылки и уведомления по папкам, заблокирует спам
Важные уведомления на почту: переместит в нужную папку или перешлет на другой адрес.
Массовые рассылки: определит важность их для вашей компании — переместит в нужную папку остальные удалит.
СПАМ — выявит не нужные вам письма и удалит или переместит в папку. (возможна блокировка или наоборот разрешение по данным из MIME, диапазонам IP, содержанию текста).
Важные письма если кажутся как спам: определит важность содержания письма для вашей компании и перешлет нужному сотруднику или переместит в выбранную папку.
Запишет информацию и создаст действие в CRM и ESP
Действие для сервиса рассылок (ESP):
— Зарегистрирует нового подписчика (только в том случае если он отправил запрос касающийся ваших услуг. Возьмет данные ФИО, телефон, контакт из текста письма).
— В зависимости от содержания письма клиента/подписчика: переместит в другой список, запишет значение в базу, заблокирует или отпишет.
— Добавит или изменит недостающие данные в базе подписчиков из письма (если в письме есть: Имя отчество, название компании, телефон и т.п.).
Действие для CRM системы:
— Сохранит и запишет контекст истории переговоров от первого до последнего письма.
— По итогу содержания письма запишет результат в CRM или изменит значения полей.
Возможности анализа и действий
Автоматический анализ: работает по принципу: найти слово, часть слова или сочетание слов в содержании письма.
Оценка искусственным интеллектом: позволяет оценить смысл содержания письма, находить и извлекать данные из текста, сопоставлять смысл текста с шаблоном, делать вывод.
Действие с письмом
- Переслать письмо
- Переместить письмо
- Удалить письмо
- Переслать письмо на email
- Отметить важным, прочитанным
Действие с отправителем
- Зарегистрировать нового подписчика
- Изменить значение полей в CRM
- Отписать / удалить / заблокировать
- Изменить данные подписчика
Действие с содержанием
- Оценить смысл письма
- записать контекст истории в CRM
- сопоставить смысл письма с шаблоном
- ответить письмом
Комбинируйте с массовыми рассылками или переговорами менеджеров.
Возможны сложные сценарии
Актуализация потребности / стадии потребности: отправьте рассылку по тематике — «Актуальна ли ваша услуга сейчас клиенту», полученные ответы монитор проанализирует по вашему шаблону «Да» «Нет» «Позже» «Компания закрылась» «В отпуске» и т.п.
Провести опрос удовлетворенности услугами: отправьте рассылку по теме «на сколько услуга помогла решить задачи клиента», полученные ответы монитор проанализирует и создаст сводные данные проблем с которыми клиенты столкнулись, то что больше всего им понравилось, что хотели бы изменить.
Актуализация решения по отправленному коммерческому предложению: отправьте рассылку по теме «рассмотрели или нет ваше предложение и какое решение приняли». Монитор разберет ответы, запишет ответ в историю, горячие заявки перенаправит менеджеру.
Абзац 1 (Как выглядит игнорирование со стороны)
Игнорирование входящего письма, сухое молчание или формальная отписка в духе «если нам будет интересно, мы ответим сами» формируют у контрагента устойчивый образ надменной и неорганизованной структуры. Со стороны это выглядит не как занятость или приоритизация задач, а как деловая глухота и высокомерие. Клиент или партнер, не дождавшийся реакции, невольно делает вывод: здесь не ценят чужого времени, не умеют выстраивать диалог, а за красивым фасадом, скорее всего, царит хаос. В современном деловом мире молчание — это тоже ответ, но ответ разрушительный, который работает против репутации компании.
Абзац 2 (О культуре и деловом этикете)
С точки зрения делового этикета и корпоративной культуры, игнорирование письма является прямым нарушением базового принципа уважения к собеседнику. Культурный код бизнеса предполагает предсказуемую обратную связь: даже негативный или формальный ответ лучше тишины, которая воспринимается как проявление пассивной агрессии или пренебрежения. Компания, практикующая отмалчивание, добровольно исключает себя из сообщества цивилизованных игроков, где ценятся прозрачность, вежливость и готовность подтвердить получение любой информации. Это не просто потерянное письмо — это потерянное доверие.
Абзац 3 (Влияние на внутренние процессы и риски)
На внутреннюю дисциплину и операционную эффективность такая манера обходится еще дороже. Когда сотрудники видят, что на письма можно не отвечать или отбраковывать их субъективным критерием «неинтересно», культура ответственности размывается. Постепенно это приводит к системным сбоям: возрастает риск пропустить действительно важное предложение, жалобу контролирующего органа или тендер, скрывающийся за неприметной темой письма. Деловой этикет существует не для галочки — это рабочий инструмент, который защищает компанию от потери денег, времени и репутации. Вежливый и обязательный ответ на каждое входящее обращение — это не вопрос хороших манер, а вопрос выживания и устойчивости бизнеса.
Формирование эстетики фирмы через ответы на письма:
Когда компания отвечает на каждое входящее письмо — даже на спам и «холодные» предложения — у внешнего мира складывается образ безупречного порядка. Эстетика здесь проявляется не в визуальном оформлении, а в ритме и дисциплине: аккуратный, выверенный ответ с обратной связью создаёт ощущение, что внутри фирмы всё «причёсано», разложено по полочкам и работает как швейцарские часы.
Клиент или партнер подсознательно считывает: там, где отвечают всем и каждому, царствует уважение к деталям, внимание к человеку и предсказуемость. Отсутствие «чёрных дыр» в коммуникации делает фирму эстетически привлекательной — с ней приятно, безопасно и надёжно иметь дело. Это эстетика открытости и собранности, которая превращает бюрократическую обязанность в мощный имиджевый актив.
НЕ ответы на каждое входящее письмо:
Игнорирование входящего письма, сухое молчание или формальная отписка в духе «если нам будет интересно, мы ответим сами» формируют у контрагента устойчивый образ надменной и неорганизованной структуры. Со стороны это выглядит не как занятость или приоритизация задач, а как деловая глухота и высокомерие. Клиент или партнер, не дождавшийся реакции, невольно делает вывод: здесь не ценят чужого времени, не умеют выстраивать диалог, а за красивым фасадом, скорее всего, царит хаос. В современном деловом мире молчание — это тоже ответ, но ответ разрушительный, который работает против репутации компании.
Компания, практикующая отмалчивание, добровольно исключает себя из сообщества цивилизованных игроков, где ценятся прозрачность, вежливость и готовность подтвердить получение любой информации. Это не просто потерянное письмо — это потерянное доверие.
Ваши ответы на письма - формируют деловой имидж компании
Вы можете задать нам любой вопрос, подать заявку на подключение, попросить помощи в настройке.
Обсудить выполнение ваших задач, запросить нужную для вас функцию.
Важно! По запросу до 30 Июня 2026 г. Бесплатно добавим необходимую вам функцию.